Как грамотно расстаться со своим бухгалтером?

Очевидно, что смена царя это всегда драма или как минимум краткосрочный период хаоса и неопределенности. Тоже самое относится и к смене главного бухгалтера, который во многих организациях является чем-то вроде «серого кардинала», которому известна «истина» в виде всех реальных расходов-доходов, которые на сухом официально-деловом языке формально именуются «управленческим учетом».

И все же многим знакома ситуация, когда внешние обстоятельства, потребность в оптимизации расходов или просто здравый смысл подталкивают к тому, чтобы расстаться со своим главбухом. Причин тому может быть множество, как-то: возраст и состояние здоровья, смена руководства и/или владельцев компании, которые хотят поставить у «денежного мешка» своего человека, переезд фирмы на новый фактический адрес, конфликт интересов etc.

Время собирать камни

Для начала перечислим основные бухгалтерские «инструменты», подлежащие передаче в новые руки. Это документы (первичка и аналитика, то есть регистры и оборотно-сальдовые ведомости, а также отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды), база с «оболочкой» или без нее, наконец, доступ к распоряжению расчетными счетами организации.

Один из ключевых моментов в процессе передачи полномочий – это элементарная, однако часто игнорируемая таблица под названием «Опись передаваемых документов». Этот нехитрый список с перечислением первичных и отчетных документов, если составить его скрупулёзно, позволяет в дальнейшем избежать многих лишних столкновений между старой и новой бухгалтерий на предмет ответственности за «потерянные бумаги».В ряде случаев в бухгалтерии также хранятся учредительные документы, их также стоит передать согласно отдельной описи.

Следующая «драгоценность» – это бухгалтерская база, будь то традиционная 1С или же что-то более продвинутое наподобие SAP. Обычно передается в виде архивных файлов на (желательно) съемном жестком диске и (при ее наличии) действующей лицензии на бухгалтерскую программу.

Следующий важный пункт связан с бесперебойным проведением платежей. Главбух, указанный в банковской карточке как обладатель права второй подписи, должен быть обязательно заменен на нового человека, который будет проводить платежи по расчетному счету организации. С этим вроде бы технически простым делом часто возникает «подстава» в виде необходимости дожидаться активизации сертификата и нового доступа для сотрудника, который отныне «сидит на платежах». В зависимости от банка, в котором у вас открыт расчетный счет, период ожидания «смены караула» может растянуться на несколько дней, в течение которых расчетный счет практически парализован. А если это случилось в критически важный период уплаты налогов, когда просрочка в один день может привести к последствиям в виде штрафов и пеней?

Конечно, можно пойти старым «дедовским» способом, то есть для экстремально срочных платежей приносить в банк распечатанное в нескольких экземплярах платежное поручение с «живой» подписью руководителя. В эпоху высоких технологий это, конечно, моветон и каменный век эпохи развитого палеолита.

Что можно сделать для избегания подобного платежного капкана? Антитезисом в краткосрочной перспективе будет наличие еще как минимум одной подписи, например, на имя генерального или финансового директора. Или же смена банковской карты должна проходить заблаговременно, до окончательного расчета с главбухом, так, чтобы после его финального рабочего дня можно было сразу ратифицировать «платежки» от имени нового сотрудника.

Под занавес могут быть всякие дополнительные «бонусы» вроде хранящихся у главного бухгалтера чековой книжки, векселей, ключа от сейфа, которые также благоразумно сдать под роспись. В случае же использования в организации «удаленного доступа» к рабочим компьютерам организации или же применения облачных технологий обязательна смена паролей к ним.

Мир без аннексий и контрибуций, или разойдемся по-хорошему

Существует старая шутка, согласно которой к бухгалтеру нельзя относиться, как к человеку, иначе он почувствует себя человеком и перестанет быть бухгалтером. Этот фактор часто приводит к выстраиванию сложной системы взаимодействия между главбухом и руководством и большому количеству «негласных» договоренностей, которые потом крайне непросто пересматривать, а уж тем более отменять, когда уже принято окончательное решение.

Поэтому наиболее эффективным выходом из ситуации будет увольнение по «соглашению сторон», с помощью которого заранее отметаются любые возможные претензии. Этот документ значим и в контексте наличия «неофициальных» денежных расчетов.

С последним пунктом также связана потребность полностью расплатиться с уходящим главбухом. Иначе обозленный бухгалтер, согласно пословице, может уйти в себя и вернуться оттуда с ОБЭПом. Ведь даже всемогущий Аль Капоне сел не за свои многочисленные уголовные преступления, а за банальную неуплату налогов, что оказалось возможным вскрыть благодаря искреннему содействию его главного бухгалтера, которого предварительно тщательно «промотивировали» квалифицированные американские следователи.

Так что в идеале должно иметь место быть адекватное и лишенное эмоционального подтекста расставание двух профессионалов, оформленное юридическими верным и однозначно трактуемым приложением к расторгнутому трудовому договору.

Подготовка к отопительному сезону

Tempusfugit. Исходя из того, что единственный невосполнимый ресурс – это время, то его при замене прежнего главного бухгалтерананового или же на привлечении услуг сторонней организации должно быть заложено с «запасом». Готовится к нему лучше заранее. При условии, что речь идет не о каких-либо форс-мажорных обстоятельствах вроде болезни/смерти/исчезновении/скандальном увольнении или других схожих факторах важно правильно выбрать сезон. Например, крайне неудобным представляется март-апрель, поскольку завершение отчетного периода по предыдущему году плавно перетекает в период сдачи отчетности уже по первому кварталу текущего года. Проблематичным является январь, когда новичку придется в режиме бегуна-скорохода войти в курс текущих дел и как минимум успешно сдать декларации в Фонд социального страхования, по НДС, не говоря уж о справки о среднесписочной численности.

Шило на мыло

Есть такая консервативная идея, что проверенное старое всегда безопаснее неизведанного нового. Обычно этот нормальный «страх перемен» ведет к стагнации и сохранению на прежнем уровне завышенных и малоэффективных расходов. Чтобы избежать «эффекта граблей», когда на смену одному проблемному и строптивому главбуху приходит другой столь же непростой в общении персонаж, разумнее всего передавать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, преимущества которого очевидны. Однако прежде чем это изменение произойдет, имеет смысл аккуратно и безболезненно расстаться со своим бухгалтером. Процесс этот часто похож на непростое пересаживание нового дерева на место старого, поэтому требует от «садовника» прям таки ювелирной точности и внимания к ряду деталей, будь то соблюдение вышеперечисленных деловых аспектов или же проверка нового сотрудника на психологическую совместимость с коллективом.

Перспектива

При этом все многообразие мотиваций можно разделить на две большие группы: мотивацию «от» и мотивацию «к». К первой относятся разнообразные минусы, от которых есть желание уйти, навсегда оставив их в прошлом, ко второй – грядущие плюсы от новых поступков в настоящем, которые создают привлекательное будущее, ибо, как сказано в античные времена, мир вечен за счет перемен.

Какие выгоды вы получаете, передав нам бухгалтерию на аутсорсинг? Это, прежде всего, сокращение расходов, любые дополнительные юридические услуги по желанию клиента с ощутимой скидкой, возможность навсегда избавиться от «эмоциональной» составляющей в сфере бухучета, поскольку вы работаете не с одним человеком, а с фирмой, наконец, интересные и абсолютно легальные схемы оптимизации для Вашего бизнеса.

Очевидно, что преобразования – это часто нелегко и непредсказуемо, но, как известно, если не выбирать новых путей самому, то их выберут за нас внешние обстоятельства, и не факт, что нам этот «выбор без выбора» в итоге понравится. С нами же эта полезная метаморфоза пройдет легко и приятно, и вы сами еще будете удивляться, что не захотели сделать этого раньше.

Спасибо за уделенное время.Обращайтесь, у нашего Юридического Агентства «Профессионал» всегда есть, что Вам предложить.

Трухан Кирилл Андреевич
Трухан Кирилл Андреевич Руководитель бухгалтерского отдела
Рабочий: +7 (800) 500-23-94
Мобильный: +7 (905) 522-95-79
Адрес: Варшавское шоссе д.1, корп.1, БЦ W-plaza оф. А204 схема проезда
Заказать Консультацию
Наверх
Заказать услугу
Ваше имя:
Телефон:
E-mail:
Услуга:
Сообщение:
.
ООО "Юридическое Агентство "ПРОФЕССИОНАЛ" info@agentprofessional.ru 8 (800) 500-22-30
Варшавское шоссе д.1, корп.1, оф. 204, бизнес центр W-plaza 117105 Москва